BAB 1
PENDAHULUAN
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak
diragukan lagi. Dukungan sistem
informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem
informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing
dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Otomatisasi kantor
juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di
dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan
pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah
informasi. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik
dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan,
baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
BAB 2
PEMBAHASAN
LINGKUP
PEMBAHASAN
1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?
2. Tujuan Otomatisasi Kantor ?
3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
4. Model Otomatisasi Kantor ?
5. Aplikasi Otomatisasi Kantor ?
6. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ?
1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?
2. Tujuan Otomatisasi Kantor ?
3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
4. Model Otomatisasi Kantor ?
5. Aplikasi Otomatisasi Kantor ?
6. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ?
1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?
Otomatisasi kantor
didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara
individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor merupakan
penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan
diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. Awalnya, OA dimaksudkan untuk
membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.
Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka.
Tahap-tahap penerapan OA:
1.
Tradisional;
penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word ProcessinG.
2.
Transisional; ditandai dengan mulai
digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk
keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
3.
Transformasional;
merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource
Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT).
2. Tujuan Otomatisasi Kantor ?
Pendapatan yang lebih
tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban
kerja yang bertambah.
pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu carau komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Penggabungan dan penerapan teknologi memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu carau komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Penggabungan dan penerapan teknologi memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
Kesimpulan: Dengan
adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan
produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan
para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan
lebih baik. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila
diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?
Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat
dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang
namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga
suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang
memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi.
Yang menggunakan Otomatisasi Kantor ?
a. Manajer
b. Profesional
c. Sekretaris
d. Pegawai Administratif
Penjelasan:
a. manajer , adalah orang-orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya
manusia.
b. Professional, adalah orang yang tidak
mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka
dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan
lain-lain.
c. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
d. Pegawai administratif, biasanya bertugas
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin
fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
4. Macam-Macam System Otomatisasi Kantor?
1. System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik
(electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang
digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan
organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah
suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di
lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
2. System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah
suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga
bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh
aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference
dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.
3.
System Publikasi Dan Pengolahan Imej
Elektronik
System publikasi elektronik
(electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk
keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system
pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk
basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses
kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan
dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan
grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk
media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
4.
System
Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office
management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang
di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang
termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling
atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5.
Sistem
Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem
prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi, mirip dengan SIM.
6.
Sistem
Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :
1. WORD PROCESSING (Pengolahan Kata) :
penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. ELECTRONIK MAIL (Surat Elektronik) :
populer dikenal sebagai E-Mail, adalah prnggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirimn menyimpan, dsn menerima pesan-pesan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
3. VOICE MAIL : serupa dengan surat elektronik
kecuali bahwa anda mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon
daripada mengetiknya, dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil
pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
4. ELECTRONIC CALENDARING (Kalender
Elektronik) : penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengamil
kalender pertemuan manajer.
5. AUDIO CONFERENCING (Komferensi Audio)
: penggunaan peralatan komuikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di
antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melakukan
konferensi. Telepon konferensi memungkinkan lebih dari dua orang erpartisipasi
dalam percakapan telepon, merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih
digunakan.
Daya Tarik Konferensi Audio:
-
Biaya
peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan hampir
semua perusahaan.
-
Orang-orang
merasa santai berbicara di telepon.
-
Konferensi
audio dapat disiapkan dalam beberapa menit. Mungkin operator memberitahu para
peserta, atau para pesertadiberikan nomor telepon untuk dihubungi.
6. VIDEO CONFERENCING (Konferensi Video)
: penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi
yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio
dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan
komputer.
Terdapat 3 konfigurasi dasar
konferensi video:
1. Video satu arah dan audio satu arah:
sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmii ke satu atau
beberapa tempat penerimaan.
2. Video satu arah dan audio dua arah:
kemampuan audio dua arah memungkinkan orang di tempat penerimaan berbicara
dengan orangb di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar
video yang sama.
3. Video dan audio dua arah: komunikasi audio dan video antara semua tempat
berlangsung dua arah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi elektronik
paling mahal.
7. COMPUTER CONFERENCING (Konferensi
Komputer) : penggunaaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim
pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
8. FACSIMILE TRANSMISSION / FAX (Transmisi
Faksimil) : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada
satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung lain.
9. VIDEOTEXT : penggunaan komputer untuk
menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Saat
perusahaan ingin menyediakan informasi kepada para pemecah masalah dalam bentuk
videotext, terdapat 3 sumber utama bahannya.
1. Perusahaan dapat menciptakan file
videotext pada komputernya sendiri.
2. Peruahaan dapat berlangganan jasa
videotext.
3. Perusahaan dapat memperoleh akses k
file videotext dari perusahaan lain.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
(pencitraan) : seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal
karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm
menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
11. DESKTOP PUBLISHING : Aplikasi OA terbaru
adalah desktop publishing (DTP). Desktop Publishing adalah penggunaan komputer
untu menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang
dihasilkan oleh typesetter.
Aplikasi DTP terbagi
dalam 3 area:
1. Aplikasi administratif: meliputi
dokumen-dokumen dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan dan warta.
2. Aplikasi teknis: meliputi materi
pelatihan seperti slides, overhead transparancies, dan manual.
3. Grafik perusahaan: meliputi
periklanan, brosur, dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar
perusahaan.
BAB 3
KESIMPULAN
·
Tahun
1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi
Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru
tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
·
Otomatisasi kantor (office automation/OA)
memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan
pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi
beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik
calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan
sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang
dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
